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Régua de cobrança: como sua empresa ou seu condomínio pode se beneficiar com uma? 

A inadimplência é um dos principais problemas enfrentados pelo setor imobiliário e, em momentos de crise, a quantidade de atrasos nos pagamentos tende a crescer, dificultando ainda mais a gestão dos imóveis. 

Nessa área, os locadores podem contar com uma ferramenta que auxilia bastante na gestão de processos: a régua de cobrança. Ela é útil na organização de todas as questões relacionadas gestão de cobranças, ajudando até mesmo em cenários em que não há inadimplência.

Ao considerar a relevância desse recurso, preparei este artigo onde conto em detalhes o que é, como funciona, quais são os benefícios e diversas outras informações sobre a régua de cobrança.

 

Continue a leitura e confira!

O que é uma régua de cobrança?

Questionar o que é uma régua de cobrança é o primeiro passo para entender como essa ferramenta pode ajudar a empresa. Sucintamente, ela é uma técnica que ajuda as finanças de um condomínio ou imóvel a permanecerem em ordem. Isso acontece por meio de uma organização de cobranças que visa a reduzir a inadimplência. Ela deve ser alinhada no início da gestão com o jurídico do condomínio. 

A régua de cobrança define diversos aspectos em etapas, como o momento em que a cobrança deve ser feita, o meio utilizado para isso e as medidas a serem tomadas em caso de não recebimento.

Essa é uma estratégia simples e pode ser implementada por estabelecimentos de qualquer tamanho. Entretanto, é fundamental que seja bem planejada e executada, evitando que, por exemplo, clientes sejam cobrados indevidamente.

 

Qual é a sua importância?

Essa ferramenta funciona como uma estratégia eficiente ao realizar cobranças e manter locatários atentos aos prazos de pagamento.  Como Advogado de Imobiliárias e condomínios, esta é uma das principais ferramentas que usamos para gerir a inadimplência delas. 

 

Para que serve?

Os procedimentos adotados em uma régua de cobrança servem tanto para agilizar o recebimento dos pagamentos quanto para evitar esquecimentos nessa etapa. O objetivo principal deve ser o de ajudar o cliente a voltar para uma situação de regularidade, portanto, também importa disponibilizar formas mais flexíveis de pagamento.

Além da maior chance de recebimento, isso otimiza a experiência do cliente e colabora com sua satisfação. Outra utilidade da régua de cobrança é orientar a empresa ao se deparar com casos de atraso. Visto que essa é uma possibilidade, é preciso que os colaboradores estejam preparados para enfrentá-la.

 

Como funciona?

Essa régua de cobrança funciona por meio de um planejamento que define quando e de que forma as cobranças serão realizadas. Aqui na ZDL Advogados, definimos as datas, o que será enviado, por qual meio de comunicação, qual será o prazo de pagamento, de acordos, eventuais percentuais de desconto, entre outras questões. 

Uma solução é enviar lembretes da dívida via e-mail ou SMS cerca de cinco dias antes do vencimento, no dia do vencimento e, em caso de não pagamento até essa data, mais uma vez alguns dias depois.

Vale lembrar, claro, que esse é um exemplo e deve ser adaptado por meio de etapas e ações específicas em cada uma delas. Além disso, é importante ter os passos seguintes já definidos, para facilitar a gestão das finanças.

 

Quais são os benefícios?

Uma régua de cobrança traz diversos benefícios, tanto para a empresa ou condomínio quanto para o devedor. Abaixo, mencionamos os principais deles.

 

Gera cobranças mais profissionais

Com o método que possuímos aqui na ZDL Advogados, o contato passa a ser por meio de notificações formais, que informam os devedores sobre as etapas de cobrança de uma forma profissional. Isso dá, inclusive, mais espaço para relatórios detalhados e úteis.

 

Evita o esquecimento

Com compromissos e preocupações, também é comum que o cliente se esqueça do dia do pagamento, gerando atrasos. Com uma régua de cobrança, esse problema pode ser evitado, uma vez que as notificações poderão ser feitas automaticamente antes do vencimento.

 

Previne erros

Contar com uma ferramenta que possibilite a programação antecipada e automatizada de notificações ajuda a evitar erros, como cobranças indevidas.

 

Agiliza o recebimento

Como o trabalho de cobrança não dependerá diretamente do gestor, mas de um método utilizado por nosso escritório, esse processo se torna ágil. 

Tudo é feito por meios digitais e, após a identificação do pagamento, a baixa no sistema também é feita de forma automática, sem a necessidade de intervenção humana.

 

Quais são as formas de cobrança?

Um ponto importante é a utilização de diferentes meios de comunicação — SMS, ligações telefônicas, e-mails ou aplicativos de mensagens como o WhatsApp ou Telegram.

A chave, entretanto, está na forma como as cobranças são organizadas. 

É importante definir qual meio será utilizado em cada etapa e segui-lo corretamente, já que cada solução é recebida de modo diferente pelo cliente.

O mais comum é a utilização de e-mail, próprio ao envio de detalhes como pagamentos, datas e afins. Isso ajuda tanto o devedor a providenciar o pagamento na data certa quanto a melhorar a relação e transparência com o credor.

 

Como montar uma régua de cobrança eficiente?

É preciso contar com o auxílio de um profissional competente em gestão de inadimplência, para que a imobiliária e/ou condomínio desfrute de todas as vantagens que essa ferramenta pode oferecer. 

Inicialmente, é essencial saber que ela deve ser pautada em definições estratégicas. Os prazos são estipulados de forma clara e as etapas bem definidas e executadas.

A partir daí, é preciso decidir quais são as melhores datas para o envio de notificações e quais meios serão utilizados em cada uma delas. O gestor também deve estabelecer um meio de cobrança em caso de não recebimento do pagamento dentro do prazo.

 

Por que usar um escritório de Advocacia para cobrança?

A régua de cobrança é uma de nossas ferramentas para melhorar os índices de inadimplência de sua empresa. Advogados possuem o hábito da negociação e estão treinados para lidar com a cobrança humanizada. 

Tão importante quanto recuperar o crédito é evitar que atritos prolonguem o desgaste de um processo de cobrança. 

Foi-se o tempo em que Advogados somente intervinham quando do ajuizamento de Ação. Atualmente você pode contar com todo o nosso expertise para melhorar e reduzir sua inadimplência. Negociações com Advogados possuem chance de êxito muito maiores, por estarem respaldadas pela legislação.  

A grande vantagem de possuir uma régua de cobrança clara e pautada por procedimentos é a redução da inadimplência, já que além dos devedores estarem cientes dos seus compromissos – e de suas implicações caso não honre pontualmente com o pactuado – o gestor poderá acompanhar o status dos recebimentos de maneira rápida. Isso permite, inclusive, visualizar padrões de comportamento e meios de pagamento que tendem a funcionar melhor.

A régua de cobrança é, sem dúvida, uma solução eficaz de reduzir a inadimplência no setor imobiliário.  Contamos com ela como uma de nossas principais ferramentas aqui no setor de cobranças e recuperação de créditos da ZDL Advogados. 

Quer entender melhor como nosso escritório pode melhorar a gestão de inadimplência de sua empresa? Fale conosco e saiba como podemos te ajudar. 

Clodoaldo de Lima é Sócio do escritório Zabalegui & de Lima Advogados.

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